CHỨC NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG
TỔNG QUAN
Mô tả chung
Mục đích: Quản lý toàn diện quy trình thực hiện dự án xây dựng từ khảo sát đến thanh quyết toán, theo dõi tiến độ và chi phí các hạng mục, hợp đồng thi công.
Logic nghiệp vụ: Hệ thống quản lý theo cấu trúc 4 cấp (Dự án > Công trình > Hạng mục > Công việc) với quy trình chuẩn 8 bước từ khảo sát đến thanh quyết toán. Mỗi hạng mục có hợp đồng thi công riêng, được theo dõi chi tiết về tiến độ, chất lượng và chi phí.
Tác động kinh doanh: Tối ưu hóa quy trình quản lý dự án, đảm bảo tiến độ, chất lượng và kiểm soát chi phí hiệu quả. Tăng cường minh bạch trong thanh toán và nghiệm thu.
Chức năng
Loại việc & Luồng nghiệp vụ
| Tên | Mô tả ngắn |
|---|
| Dự án | Quản lý thông tin tổng thể dự án xây dựng |
| Công trình | Các công trình thành phần trong dự án |
| Hạng mục | Các hạng mục công việc cụ thể của công trình |
| Hợp đồng thi công | Hợp đồng thực hiện các hạng mục với nhà thầu |
| Công việc chuẩn bị | Các công việc cần chuẩn bị để thực hiện hạng mục |
| Báo cáo giám sát | Báo cáo giám sát thi công hàng ngày/tuần |
| Tạm ứng thanh toán | Quản lý tạm ứng và thanh toán cho nhà thầu |
Mối quan hệ giữa các Loại việc
| Quan hệ | Mô tả |
|---|
| Dự án - Công trình | Một dự án bao gồm nhiều công trình |
| Công trình - Hạng mục | Một công trình chia thành nhiều hạng mục |
| Hạng mục - Hợp đồng thi công | Mỗi hạng mục có một hợp đồng thi công |
| Hạng mục - Công việc chuẩn bị | Mỗi hạng mục có nhiều công việc chuẩn bị |
| Hợp đồng - Báo cáo giám sát | Theo dõi giám sát cho từng hợp đồng |
| Hợp đồng - Tạm ứng thanh toán | Quản lý thanh toán theo hợp đồng |
Kết nối liên Chức năng
Đây là nội dung mang tính gợi ý để suy nghĩ thêm về việc kết nối với các Chức năng khác nhau, chứ chưa bao gồm trong công việc cài đặt cho Chức năng này
- Kết nối với Chức năng Tài chính: Tự động đồng bộ các khoản tạm ứng, thanh toán vào hệ thống kế toán
- Kết nối với Chức năng CRM: Quản lý thông tin nhà thầu, đối tác thi công
- Kết nối với Chức năng HRM: Phân công nhân sự giám sát, quản lý dự án
- Kết nối với Chức năng Mua sắm: Quản lý cấp nhiên liệu, vật tư cho nhà thầu
Tóm tắt kỹ thuật
- 7 loại việc chính: Dự án, Công trình, Hạng mục, Hợp đồng thi công, Công việc chuẩn bị, Báo cáo giám sát, Tạm ứng thanh toán
- 24 trạng thái quy trình từ tạo đến hoàn thành
- 89 trường dữ liệu thu thập thông tin đầy đủ
- 15 quy tắc tự động hóa xử lý thông minh
- 2 Kết nối app ngoài: Ngân hàng qua Sepay, Hệ thống kế toán
- 5 giao diện làm việc: List, Kanban, Calendar, Timeline, Updates
- 8 bộ lọc thông minh với cảnh báo tự động
- 12 khối trình bày báo cáo: Biểu đồ tiến độ, Thống kê chi phí, Báo cáo tài chính
- 4 vai trò chuyên biệt cho chức năng này
LOẠI VIỆC & NGHIỆP VỤ
Danh sách Loại việc
1. Dự án
Mô tả nghiệp vụ
- Mô tả nghiệp vụ: Quản lý thông tin tổng thể dự án xây dựng, bao gồm mục tiêu, phạm vi, thời gian và ngân sách tổng thể
- Ví dụ: Dự án xây dựng Khu công nghiệp ABC, Dự án cải tạo hạ tầng giao thông thành phố
Luồng tiến trình
KHỞI TẠO → PHỐI DUYỆT → TRIỂN KHAI → HOÀN THÀNH
↓ ↓ ↓
TẠM DỪNG TỪ CHỐI ĐÁNH GIÁ → BÀN GIAO
Chi tiết các Trạng thái
| Trạng thái | Nghiệp vụ | Cài đặt nâng cao |
|---|
| 1. KHỞI TẠO | Lập hồ sơ dự án, xác định phạm vi | Phân quyền: Quản lý dự án. Nhập liệu: Thông tin cơ bản dự án |
| 2. PHÊ DUYỆT | Ban lãnh đạo xem xét phê duyệt | Phân quyền: Quản trị. Điều kiện: Đầy đủ hồ sơ |
| 3. TỪ CHỐI | Dự án không được phê duyệt | Phân quyền: Quản trị. Nhập liệu: Lý do từ chối |
| 4. TRIỂN KHAI | Bắt đầu thực hiện dự án | Tự động hoá: Tạo các công trình con |
| 5. TẠM DỪNG | Tạm dừng thực hiện dự án | Phân quyền: Quản lý dự án |
| 6. ĐÁNH GIÁ | Đánh giá kết quả dự án | Nhập liệu: Báo cáo đánh giá |
| 7. HOÀN THÀNH | Hoàn thành toàn bộ dự án | Tự động hoá: Cập nhật trạng thái các công trình |
| 8. BÀN GIAO | Bàn giao dự án cho đơn vị sử dụng | Nhập liệu: Biên bản bàn giao |
Màn hình trường dữ liệu
| Nhóm thông tin | Trường dữ liệu | Ghi chú |
|---|
| Thông tin cơ bản - 8 | Tên dự án, Mã dự án, Chủ đầu tư, Địa điểm, Quy mô, Mục tiêu, Ngày khởi công, Ngày hoàn thành | Thông tin định danh và phạm vi |
| Ngân sách - 5 | Tổng mức đầu tư, Nguồn vốn, Phân bổ ngân sách, Chi phí thực tế, Tỷ lệ thực hiện | Quản lý tài chính dự án |
| Quản lý - 4 | Quản lý dự án, Kỹ sư giám sát, Đội ngũ thực hiện, Đơn vị tư vấn | Phân công trách nhiệm |
| Tổng số trường: 17 | | |
2. Công trình
Mô tả nghiệp vụ
- Mô tả nghiệp vụ: Quản lý các công trình thành phần trong dự án, theo dõi tiến độ và chất lượng từng công trình
- Ví dụ: Công trình đường giao thông nội bộ, Công trình hệ thống điện nước
Luồng tiến trình
LẬP KẾ HOẠCH → PHÊ DUYỆT → CHUẨN BỊ → TRIỂN KHAI → HOÀN THÀNH
↓ ↓ ↓ ↓
TỪ CHỐI TẠM DỪNG KIỂM TRA NGHIỆM THU
Chi tiết các Trạng thái
| Trạng thái | Nghiệp vụ | Cài đặt nâng cao |
|---|
| 1. LẬP KẾ HOẠCH | Lập kế hoạch chi tiết công trình | Nhập liệu: Kế hoạch thi công |
| 2. PHÊ DUYỆT | Phê duyệt kế hoạch công trình | Phân quyền: Quản lý dự án |
| 3. TỪ CHỐI | Kế hoạch không được phê duyệt | Nhập liệu: Lý do từ chối |
| 4. CHUẨN BỊ | Chuẩn bị mặt bằng, vật tư | Tự động hoá: Tạo các hạng mục |
| 5. TRIỂN KHAI | Bắt đầu thi công | Điều kiện: Hoàn thành chuẩn bị |
| 6. TẠM DỪNG | Tạm dừng thi công | Nhập liệu: Lý do tạm dừng |
| 7. KIỂM TRA | Kiểm tra chất lượng | Nhập liệu: Báo cáo kiểm tra |
| 8. NGHIỆM THU | Nghiệm thu công trình | Phân quyền: Đơn vị sử dụng |
| 9. HOÀN THÀNH | Hoàn thành công trình | Tự động hoá: Cập nhật tiến độ dự án |
Màn hình trường dữ liệu
| Nhóm thông tin | Trường dữ liệu | Ghi chú |
|---|
| Thông tin cơ bản - 6 | Tên công trình, Mã công trình, Loại công trình, Vị trí, Quy mô, Mô tả | Định danh công trình |
| Tiến độ - 4 | Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Tỷ lệ hoàn thành, Trạng thái tiến độ | Theo dõi tiến độ |
| Tài chính - 3 | Kinh phí được cấp, Chi phí thực tế, Tỷ lệ sử dụng | Quản lý chi phí |
| Tổng số trường: 13 | | |
3. Hạng mục
Mô tả nghiệp vụ
- Mô tả nghiệp vụ: Quản lý các hạng mục công việc cụ thể trong công trình, mỗi hạng mục có quy trình thực hiện chuẩn 8 bước
- Ví dụ: Hạng mục san nền, Hạng mục đổ bê tông, Hạng mục lắp đặt hệ thống điện
Luồng tiến trình
KHẢO SÁT → QUY HOẠCH → PHÊ DUYỆT QH → THIẾT KẾ → GIAO THẦU → THI CÔNG → GIÁM SÁT → THANH QUYẾT TOÁN
↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓
TẠM DỪNG TỪ CHỐI CHỈNH SỬA TỪ CHỐI TẠM DỪNG KIỂM TRA NGHIỆM THU
Chi tiết các Trạng thái
| Trạng thái | Nghiệp vụ | Cài đặt nâng cao |
|---|
| 1. KHẢO SÁT | Khảo sát hiện trạng, địa chất | Phân quyền: Kỹ sư khảo sát. Nhập liệu: Báo cáo khảo sát |
| 2. QUY HOẠCH | Lập quy hoạch chi tiết hạng mục | Nhập liệu: Bản vẽ quy hoạch |
| 3. PHÊ DUYỆT QH | Phê duyệt quy hoạch | Phân quyền: Quản lý dự án |
| 4. THIẾT KẾ | Thiết kế chi tiết thi công | Điều kiện: Đã phê duyệt quy hoạch |
| 5. GIAO THẦU | Đấu thầu và ký hợp đồng | Tự động hoá: Tạo hợp đồng thi công |
| 6. THI CÔNG | Thực hiện thi công | Tự động hoá: Tạo báo cáo giám sát |
| 7. GIÁM SÁT | Giám sát chất lượng thi công | Nhập liệu: Báo cáo giám sát |
| 8. THANH QUYẾT TOÁN | Thanh quyết toán hợp đồng | Phân quyền: Kế toán |
Màn hình trường dữ liệu
| Nhóm thông tin | Trường dữ liệu | Ghi chú |
|---|
| Thông tin cơ bản - 5 | Tên hạng mục, Mã hạng mục, Loại hạng mục, Vị trí, Khối lượng | Thông tin cơ bản |
| Kỹ thuật - 6 | Tiêu chuẩn kỹ thuật, Vật liệu chính, Công nghệ thi công, Yêu cầu chất lượng, Thời gian thi công, Điều kiện thi công | Yêu cầu kỹ thuật |
| Quản lý - 4 | Kỹ sư phụ trách, Nhà thầu, Ngày bắt đầu, Ngày hoàn thành | Phân công và tiến độ |
| Tổng số trường: 15 | | |
4. Hợp đồng thi công
Mô tả nghiệp vụ
- Mô tả nghiệp vụ: Quản lý hợp đồng thi công với nhà thầu, theo dõi thực hiện và thanh toán
- Ví dụ: Hợp đồng thi công hạng mục san nền với Công ty ABC, Hợp đồng lắp đặt điện với Công ty XYZ
Luồng tiến trình
THƯƠNG THẢO → KÝ KẾT → TRIỂN KHAI → TẠM ỨNG → THI CÔNG → NGHIỆM THU → THANH TOÁN
↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓
TỪ CHỐI HỦY BỎ TẠM DỪNG ĐIỀU CHỈNH KHIẾU NẠI PHẠT VI PHẠM
Chi tiết các Trạng thái
| Trạng thái | Nghiệp vụ | Cài đặt nâng cao |
|---|
| 1. THƯƠNG THẢO | Thương thảo điều khoản hợp đồng | Nhập liệu: Điều khoản thương thảo |
| 2. KÝ KẾT | Ký kết hợp đồng chính thức | Phân quyền: Quản lý dự án |
| 3. TỪ CHỐI | Không thống nhất điều khoản | Nhập liệu: Lý do từ chối |
| 4. TRIỂN KHAI | Bắt đầu thực hiện hợp đồng | Tự động hoá: Tạo kế hoạch thanh toán |
| 5. TẠM ỨNG | Tạm ứng cho nhà thầu | Tự động hoá: Tạo phiếu tạm ứng |
| 6. THI CÔNG | Nhà thầu thực hiện thi công | Tự động hoá: Theo dõi tiến độ |
| 7. NGHIỆM THU | Nghiệm thu công việc hoàn thành | Phân quyền: Đơn vị sử dụng |
| 8. THANH TOÁN | Thanh toán cho nhà thầu | Phân quyền: Kế toán |
Màn hình trường dữ liệu
| Nhóm thông tin | Trường dữ liệu | Ghi chú |
|---|
| Thông tin hợp đồng - 7 | Số hợp đồng, Tên hợp đồng, Loại hợp đồng, Ngày ký, Thời hạn, Giá trị hợp đồng, Điều khoản chính | Thông tin cơ bản |
| Nhà thầu - 4 | Tên nhà thầu, Mã số thuế, Địa chỉ, Người đại diện | Thông tin đối tác |
| Thanh toán - 5 | Phương thức thanh toán, Tỷ lệ tạm ứng, Đã thanh toán, Còn lại, Tài khoản ngân hàng | Quản lý thanh toán |
| Tổng số trường: 16 | | |
5. Công việc chuẩn bị
Mô tả nghiệp vụ
- Mô tả nghiệp vụ: Quản lý các công việc cần chuẩn bị để thực hiện hạng mục như cấp nhiên liệu, vật tư, giấy phép
- Ví dụ: Cấp nhiên liệu cho máy móc thi công, Chuẩn bị vật liệu xây dựng, Xin giấy phép thi công
Luồng tiến trình
LẬP KẾ HOẠCH → PHÊ DUYỆT → CHUẨN BỊ → THỰC HIỆN → HOÀN THÀNH
↓ ↓ ↓ ↓
TỪ CHỐI TẠM DỪNG KIỂM TRA CHẬM TIẾN ĐỘ
Chi tiết các Trạng thái
| Trạng thái | Nghiệp vụ | Cài đặt nâng cao |
|---|
| 1. LẬP KẾ HOẠCH | Lập kế hoạch công việc chuẩn bị | Nhập liệu: Chi tiết kế hoạch |
| 2. PHÊ DUYỆT | Phê duyệt kế hoạch chuẩn bị | Phân quyền: Quản lý hạng mục |
| 3. TỪ CHỐI | Kế hoạch không được phê duyệt | Nhập liệu: Lý do từ chối |
| 4. CHUẨN BỊ | Chuẩn bị nguồn lực thực hiện | Tự động hoá: Thông báo nhà thầu |
| 5. THỰC HIỆN | Thực hiện công việc chuẩn bị | Nhập liệu: Tiến độ thực hiện |
| 6. TẠM DỪNG | Tạm dừng công việc | Nhập liệu: Lý do tạm dừng |
| 7. KIỂM TRA | Kiểm tra kết quả chuẩn bị | Phân quyền: Giám sát viên |
| 8. CHẬM TIẾN ĐỘ | Công việc chậm tiến độ | Tự động hoá: Cảnh báo quản lý |
| 9. HOÀN THÀNH | Hoàn thành công việc chuẩn bị | Tự động hoá: Cập nhật trạng thái hạng mục |
Màn hình trường dữ liệu
| Nhóm thông tin | Trường dữ liệu | Ghi chú |
|---|
| Thông tin công việc - 5 | Tên công việc, Loại công việc, Mô tả, Độ ưu tiên, Yêu cầu đặc biệt | Định danh công việc |
| Thời gian - 3 | Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Thời gian thực hiện | Quản lý tiến độ |
| Nguồn lực - 4 | Người thực hiện, Vật tư cần thiết, Chi phí ước tính, Thiết bị cần thiết | Phân bổ nguồn lực |
| Tổng số trường: 12 | | |
6. Báo cáo giám sát
Mô tả nghiệp vụ
- Mô tả nghiệp vụ: Báo cáo giám sát thi công hàng ngày/tuần, theo dõi chất lượng và tiến độ
- Ví dụ: Báo cáo giám sát ngày 15/12 cho hạng mục đổ bê tông, Báo cáo tuần 3 tháng 12 cho công trình đường giao thông
Luồng tiến trình
SOẠN THẢO → KIỂM TRA → PHÊ DUYỆT → HOÀN THÀNH
↓ ↓ ↓
CHỈNH SỬA TỪ CHỐI LƯU TRỮ
Chi tiết các Trạng thái
| Trạng thái | Nghiệp vụ | Cài đặt nâng cao |
|---|
| 1. SOẠN THẢO | Giám sát viên soạn báo cáo | Phân quyền: Giám sát viên. Nhập liệu: Nội dung báo cáo |
| 2. KIỂM TRA | Kiểm tra nội dung báo cáo | Phân quyền: Trưởng ban giám sát |
| 3. CHỈNH SỬA | Yêu cầu chỉnh sửa báo cáo | Nhập liệu: Góp ý chỉnh sửa |
| 4. PHÊ DUYỆT | Phê duyệt báo cáo | Phân quyền: Quản lý dự án |
| 5. TỪ CHỐI | Từ chối báo cáo | Nhập liệu: Lý do từ chối |
| 6. LƯU TRỮ | Lưu trữ báo cáo đã duyệt | Tự động hoá: Cập nhật hồ sơ dự án |
| 7. HOÀN THÀNH | Hoàn thành báo cáo | Tự động hoá: Thông báo các bên liên quan |
Màn hình trường dữ liệu
| Nhóm thông tin | Trường dữ liệu | Ghi chú |
|---|
| Thông tin báo cáo - 6 | Số báo cáo, Loại báo cáo, Ngày báo cáo, Kỳ báo cáo, Người lập, Nội dung tóm tắt | Thông tin cơ bản |
| Tiến độ thi công - 3 | Tiến độ thực tế, Tiến độ kế hoạch, Đánh giá tiến độ | Theo dõi tiến độ |
| Chất lượng - 4 | Đánh giá chất lượng, Vấn đề phát hiện, Biện pháp khắc phục, Khuyến nghị | Kiểm soát chất lượng |
| Tổng số trường: 13 | | |
7. Tạm ứng thanh toán
Mô tả nghiệp vụ
- Mô tả nghiệp vụ: Quản lý tạm ứng và thanh toán cho nhà thầu theo tiến độ thực hiện
- Ví dụ: Tạm ứng 30% cho Công ty ABC để bắt đầu thi công, Thanh toán 50% cho Công ty XYZ khi hoàn thành 70% khối lượng
Luồng tiến trình
ĐỀ XUẤT → DUYỆT KẾ TOÁN → DUYỆT LÃNH ĐẠO → THANH TOÁN → HOÀN THÀNH
↓ ↓ ↓ ↓
TỪ CHỐI TỪ CHỐI TẠM DỪNG LỖI THANH TOÁN
Chi tiết các Trạng thái
| Trạng thái | Nghiệp vụ | Cài đặt nâng cao |
|---|
| 1. ĐỀ XUẤT | Nhà thầu hoặc quản lý đề xuất thanh toán | Nhập liệu: Đề xuất thanh toán |
| 2. DUYỆT KẾ TOÁN | Kế toán kiểm tra và duyệt | Phân quyền: Kế toán. Điều kiện: Đủ hồ sơ |
| 3. DUYỆT LÃNH ĐẠO | Lãnh đạo phê duyệt thanh toán | Phân quyền: Quản trị |
| 4. TỪ CHỐI | Không phê duyệt thanh toán | Nhập liệu: Lý do từ chối |
| 5. THANH TOÁN | Thực hiện thanh toán | Tự động hoá: Kết nối ngân hàng |
| 6. TẠM DỪNG | Tạm dừng thanh toán | Nhập liệu: Lý do tạm dừng |
| 7. LỖI THANH TOÁN | Thanh toán gặp lỗi | Tự động hoá: Thông báo lỗi |
| 8. HOÀN THÀNH | Hoàn thành thanh toán | Tự động hoá: Cập nhật công nợ |
Màn hình trường dữ liệu
| Nhóm thông tin | Trường dữ liệu | Ghi chú |
|---|
| Thông tin thanh toán - 6 | Số phiếu, Loại thanh toán, Ngày đề xuất, Số tiền, Nội dung, Người đề xuất | Thông tin cơ bản |
| Hồ sơ đính kèm - 4 | Hóa đơn, Biên bản nghiệm thu, Báo cáo tiến độ, Tài liệu khác | Hồ sơ pháp lý |
| Thông tin ngân hàng - 3 | Tên ngân hàng, Số tài khoản, Chủ tài khoản | Thông tin chuyển khoản |
| Tổng số trường: 13 | | |
Mối quan hệ & tham chiếu giữa các Loại việc
Loại việc Cha - con
| Quan hệ Cha - Con | Mô tả |
|---|
| Dự án => Công trình | Một dự án bao gồm nhiều công trình thành phần |
| Công trình => Hạng mục | Một công trình chia thành nhiều hạng mục cụ thể |
Kết nối Loại việc
| Loại Kết nối | Mô tả |
|---|
| Hạng mục - Hợp đồng: Hạng mục <=> Hợp đồng thi công | Mỗi hạng mục có một hợp đồng thi công chính |
| Hạng mục - Báo cáo: Hạng mục <=> Báo cáo giám sát | Theo dõi báo cáo giám sát cho từng hạng mục |
| Hợp đồng - Thanh toán: Hợp đồng thi công <=> Tạm ứng thanh toán | Quản lý thanh toán theo hợp đồng |
Trường chọn Đầu việc
| Trường | Tham chiếu | Mô tả |
|---|
| Hạng mục / Công việc liên quan | Công việc chuẩn bị / Tên công việc, Trạng thái, Người thực hiện. Điều kiện lọc: Cùng hạng mục | Liên kết các công việc chuẩn bị cho hạng mục |
| Báo cáo giám sát / Hạng mục được giám sát | Hạng mục / Tên hạng mục, Tiến độ, Trạng thái. Điều kiện lọc: Đang thi công | Chọn hạng mục để lập báo cáo giám sát |
| Tạm ứng thanh toán / Hợp đồng áp dụng | Hợp đồng thi công / Số hợp đồng, Nhà thầu, Giá trị. Điều kiện lọc: Đã ký kết | Chọn hợp đồng để tạm ứng thanh toán |
Trường bảng dữ liệu
| Trường | Tham chiếu đến | Cột thủ công |
|---|
| Dự án / Danh sách công trình | Công trình / Tên công trình, Loại công trình, Tiến độ, Chi phí thực tế. Điều kiện lọc: Thuộc dự án này | Ghi chú, Mức độ ưu tiên, Trạng thái duyệt |
| Công trình / Danh sách hạng mục | Hạng mục / Tên hạng mục, Khối lượng, Tiến độ, Nhà thầu. Điều kiện lọc: Thuộc công trình này | Đánh giá, Ghi chú giám sát, Điểm chất lượng |
| Hợp đồng thi công / Chi tiết thanh toán | Tạm ứng thanh toán / Ngày thanh toán, Số tiền, Loại thanh toán. Điều kiện lọc: Cùng hợp đồng | Số tiền thực nhận, Phí ngân hàng, Ghi chú kế toán |
TỰ ĐỘNG HOÁ
Quy tắc trên Luồng tiến trình
| Kích hoạt | Hành động |
|---|
| 1. Dự án / PHÊ DUYỆT | Màn hình nhập liệu: Thông tin triển khai. Hành động tự động: Tạo các công trình con từ template, Gửi thông báo khởi động dự án |
| 2. Hạng mục / GIAO THẦU | Hành động tự động: Tự động tạo Hợp đồng thi công, Cập nhật trạng thái tiến độ dự án |
| 3. Hạng mục / THI CÔNG | Hành động tự động: Tạo lịch báo cáo giám sát hàng ngày, Thông báo bắt đầu thi công |
| 4. Hợp đồng thi công / KÝ KẾT | Màn hình nhập liệu: Kế hoạch thanh toán. Hành động tự động: Tạo kế hoạch tạm ứng, Cập nhật ngân sách hạng mục |
| 5. Tạm ứng thanh toán / THANH TOÁN | Hành động tự động: Cập nhật công nợ nhà thầu, Gửi thông báo thanh toán thành công |
Hành động trên Đầu việc
| Quy tắc | Kích hoạt | Hành động |
|---|
| 1. Cấp nhiên liệu khẩn cấp | Hạng mục / Cấp nhiên liệu khẩn cấp | Tạo công việc chuẩn bị khẩn cấp, Thông báo quản lý dự án |
| 2. Báo cáo sự cố | Hạng mục / Báo cáo sự cố | Tạo báo cáo sự cố, Tạm dừng thi công, Thông báo khẩn cấp |
| 3. Đề xuất tạm ứng | Hợp đồng thi công / Đề xuất tạm ứng | Tạo phiếu tạm ứng với thông tin từ hợp đồng |
| 4. Tạo báo cáo tuần | Hạng mục / Tạo báo cáo tuần | Tự động tổng hợp báo cáo giám sát trong tuần |
| 5. Kiểm tra chất lượng | Hạng mục / Kiểm tra chất lượng | Tạo checklist kiểm tra, Gửi thông báo cho giám sát viên |
Quy tắc chạy ngầm
| Quy tắc | Kích hoạt | Hành động |
|---|
| 1. Cảnh báo chậm tiến độ | Lịch trình hàng ngày - Đầu việc có ngày kết thúc < ngày hiện tại và trạng thái chưa hoàn thành | Cập nhật trạng thái "CHẬM TIẾN ĐỘ", Gửi cảnh báo cho quản lý dự án |
| 2. Nhắc nhở báo cáo giám sát | Lịch trình hàng ngày 17:00 - Hạng mục đang thi công và chưa có báo cáo trong ngày | Tạo báo cáo giám sát mới, Gửi nhắc nhở cho giám sát viên |
| 3. Tự động nghiệm thu | Cập nhật trạng thái Hạng mục = HOÀN THÀNH | Tạo đầu việc nghiệm thu, Thông báo đơn vị sử dụng |
| 4. Cập nhật tiến độ dự án | Cập nhật tiến độ Hạng mục | Tính toán lại tiến độ Công trình và Dự án |
| 5. Kiểm soát ngân sách | Tạo mới Tạm ứng thanh toán | Kiểm tra ngân sách còn lại, Cảnh báo nếu vượt 90% |
Kết nối app ngoài
| Quy tắc | Kích hoạt | Hành động |
|---|
| 1. Đồng bộ thanh toán ngân hàng | Trạng thái Tạm ứng thanh toán = THANH TOÁN | Gửi lệnh chuyển khoản qua API ngân hàng, Nhận thông báo kết quả |
| 2. Cập nhật hệ thống kế toán | Trạng thái Tạm ứng thanh toán = HOÀN THÀNH | Đồng bộ thông tin thanh toán vào hệ thống kế toán ERP |
GIAO DIỆN LÀM VIỆC, BÁO CÁO, BỘ LỌC
Giao diện
| Giao diện | Mô tả | Nguồn dữ liệu |
|---|
| 1. Tổng quan dự án List | Hiển thị danh sách tất cả dự án với thông tin tóm tắt | Tất cả Dự án |
| 2. Tiến độ dự án Kanban | Theo dõi tiến độ các dự án theo trạng thái | Dự án nhóm theo trạng thái |
| 3. Lịch thi công Timeline | Xem tiến độ thi công các hạng mục theo thời gian | Hạng mục có ngày bắt đầu và kết thúc |
| 4. Báo cáo giám sát Calendar | Lịch báo cáo giám sát hàng ngày | Báo cáo giám sát theo ngày báo cáo |
| 5. Hoạt động dự án Updates | Theo dõi các cập nhật, thay đổi trong dự án | Tất cả các loại việc trong chức năng |
Báo cáo
| Khối trình bày | Dữ liệu | Mô tả |
|---|
| 1. Biểu đồ tiến độ Biểu đồ | Tiến độ các hạng mục theo thời gian | Theo dõi tiến độ thực tế so với kế hoạch |
| 2. Thống kê chi phí Bộ đếm | Tổng chi phí dự án, chi phí theo công trình | Kiểm soát ngân sách và chi phí |
| 3. Báo cáo nhà thầu Thống kê 2 chiều | Số hợp đồng và giá trị theo nhà thầu | Đánh giá hiệu quả hợp tác |
| 4. Chất lượng thi công Biểu đồ | Điểm chất lượng các hạng mục | Theo dõi chất lượng thi công |
| 5. Thanh toán tháng Bộ đếm | Tổng thanh toán trong tháng | Quản lý dòng tiền |
| 6. Tiến độ hạng mục Danh sách | Danh sách hạng mục chậm tiến độ | Cảnh báo quản lý |
| 7. Hoạt động giám sát Updates | Các hoạt động giám sát gần đây | Theo dõi giám sát |
| 8. Ngân sách công trình Thống kê 1 chiều | Phân bổ ngân sách theo công trình | Phân tích tài chính |
| 9. Báo cáo tuần Bộ đếm | Số báo cáo đã nộp trong tuần | Kiểm soát báo cáo |
| 10. Sự cố thi công Danh sách | Danh sách sự cố chưa xử lý | Quản lý rủi ro |
| 11. Hiệu quả nhà thầu Biểu đồ | Đánh giá hiệu quả theo thời gian | Đánh giá đối tác |
| 12. Tổng quan tài chính Thống kê 2 chiều | Chi phí và thanh toán theo hạng mục | Báo cáo tài chính tổng thể |
Bộ lọc
| Bộ lọc | Tiêu chí lọc | Nhắc việc |
|---|
| 1. Dự án cần theo dõi | Dự án đang triển khai và tiến độ < 90% | Hàng ngày 8:00 - Quản lý dự án |
| 2. Hạng mục chậm tiến độ | Hạng mục có ngày kết thúc < ngày hiện tại và chưa hoàn thành | Hàng ngày 9:00 - Giám sát viên |
| 3. Báo cáo cần duyệt | Báo cáo giám sát ở trạng thái "Kiểm tra" | Hàng ngày 17:00 - Trưởng ban giám sát |
| 4. Thanh toán cần xử lý | Tạm ứng thanh toán ở trạng thái "Đề xuất" hoặc "Duyệt kế toán" | Hàng ngày 10:00 - Kế toán, Quản trị |
| 5. Hợp đồng sắp hết hạn | Hợp đồng có ngày hết hạn trong 30 ngày tới | Hàng tuần thứ 2 - Quản lý dự án |
| 6. Công việc cần chuẩn bị | Công việc chuẩn bị chưa hoàn thành của hạng mục sắp thi công | Hàng ngày 8:30 - Người thực hiện |
| 7. Sự cố cần xử lý | Báo cáo sự cố chưa được xử lý | Thời gian thực - Quản lý dự án |
| 8. Nghiệm thu cần thực hiện | Hạng mục hoàn thành chưa nghiệm thu | Hàng tuần thứ 6 - Đơn vị sử dụng |
VAI TRÒ, PHÂN QUYỀN, THÔNG BÁO
Vai trò
| Vai trò | Mô tả | Phân quyền & Thông báo |
|---|
| 1. Quản lý dự án | Chịu trách nhiệm tổng thể dự án | Quyền quản lý tất cả các loại việc, nhận thông báo về tình hình tổng thể |
| 2. Giám sát viên | Giám sát chất lượng và tiến độ thi công | Quyền tạo báo cáo giám sát, kiểm tra chất lượng, nhận thông báo về thi công |
| 3. Kế toán dự án | Quản lý tài chính và thanh toán | Quyền duyệt và xử lý thanh toán, nhận thông báo về tài chính |
| 4. Nhà thầu | Đơn vị thực hiện thi công | Quyền xem hợp đồng và báo cáo tiến độ, nhận thông báo về công việc của mình |
Phân quyền
Sử dụng Phương án Phân quyền số 3 - Phân quyền vừa phải với các điều chỉnh:
- Quản lý dự án: Toàn quyền trên tất cả dữ liệu
- Giám sát viên: Chỉ xem và cập nhật các hạng mục được phân công
- Kế toán: Chỉ xem và xử lý các vấn đề tài chính
- Nhà thầu: Chỉ xem thông tin hợp đồng của mình
Thông báo
Sử dụng Phương án Thông báo số 2 - Thông báo mọi thứ tới người liên quan với bổ sung:
- Cảnh báo khẩn cấp cho sự cố thi công
- Nhắc nhở hàng ngày cho báo cáo giám sát
- Thông báo thanh toán cho nhà thầu
- Báo cáo tổng hợp tuần cho lãnh đạo
KẾT NỐI LIÊN CHỨC NĂNG
Kết nối Chức năng Tài chính
- Đồng bộ ngân sách: Tự động cập nhật ngân sách dự án vào hệ thống tài chính
- Thanh toán tự động: Kết nối với quy trình thanh toán và kế toán
Kết nối Chức năng CRM
- Quản lý nhà thầu: Đồng bộ thông tin nhà thầu và lịch sử hợp tác
- Đánh giá đối tác: Cập nhật đánh giá hiệu quả nhà thầu
Kết nối Chức năng HRM
- Phân công nhân sự: Gán giám sát viên và quản lý dự án
- Đánh giá hiệu quả: Theo dõi hiệu quả làm việc của đội ngũ
Kết nối Chức năng Mua sắm
- Cấp vật tư: Quản lý cấp nhiên liệu và vật tư cho nhà thầu
- Theo dõi tồn kho: Kiểm soát vật tư tại công trường
THỐNG KÊ KHỐI LƯỢNG CÀI ĐẶT
| Yếu tố | Số lượng | Điểm đơn vị | Tổng điểm |
|---|
| Loại việc | 7 | 0,3 | 2,1 |
| Trạng thái | 59 | 0,2 | 11,8 |
| Trường dữ liệu | 99 | 0,09 | 8,91 |
| Quy tắc tự động hoá | 15 | 0,6 | 9,0 |
| Kết nối với app ngoài | 2 | 3 | 6,0 |
| Giao diện làm việc | 5 | 0,4 | 2,0 |
| Bộ lọc | 8 | 0,35 | 2,8 |
| Khối trình bày trong dashboard | 12 | 0,5 | 6,0 |
| TỔNG CỘNG | | | 48,61 |
Ước lượng thời gian: 48,61 ÷ 5 = 9,7 ngày làm việc (khoảng 2 tuần)
GỢI Ý THẢO LUẬN
- Có cần bổ sung thêm các bước quy trình nào khác trong 8 bước chuẩn không? Ví dụ như bước kiểm tra an toàn lao động, đánh giá tác động môi trường?
- Cách thức cấp nhiên liệu cho nhà thầu có cần quy trình phê duyệt đặc biệt không? Có cần kiểm soát định mức tiêu hao nhiên liệu?
- Báo cáo giám sát hàng ngày có cần format chuẩn hay để tự do soạn thảo? Có cần chụp ảnh hiện trường kèm theo không?
- Quy trình nghiệm thu có cần chia thành nhiều cấp độ không? Ví dụ nghiệm thu kỹ thuật trước, sau đó nghiệm thu bàn giao?
SO SÁNH GIẢI PHÁP
Bảng so sánh
| Tiêu chí | Thuê Outsource Phần Mềm Riêng | Microsoft Project + Dynamics | Luklak Nocode |
|---|
| Phát triển ban đầu | Phân tích nghiệp vụ: 15-20 ngày với Business Analyst. Thiết kế hệ thống: 20-25 ngày với Solution Architect. Lập trình: 60-80 ngày với team 4-5 developers. Testing: 15-20 ngày với QA team. Chi phí: 800-1,200 triệu VND. Thời gian: 4-6 tháng | Tư vấn triển khai: 10-15 ngày với Microsoft Partner. Customization: 30-40 ngày với functional consultant. Integration: 20-25 ngày với technical consultant. Training: 5-7 ngày với end users. Chi phí: 500-800 triệu VND. Thời gian: 3-4 tháng | Thiết kế chức năng: 2 ngày với chuyên gia Luklak. Cài đặt kéo thả: 10 ngày làm việc. Testing: 2-3 ngày. Training: 1-2 ngày. Chi phí: Chỉ phí dịch vụ thiết lập. Thời gian: 2-3 tuần |
| Duy trì hàng năm & phát triển liên tục | Maintenance: 150-200 triệu VND/năm với support team. Bug fixing: 50-80 triệu VND/năm. Feature enhancement: 200-300 triệu VND cho mỗi đợt nâng cấp. Infrastructure: 60-100 triệu VND/năm cho server và database. Total: 460-680 triệu VND/năm | License fee: 180-250 triệu VND/năm cho user licenses. Support: 100-150 triệu VND/năm. Customization: 150-300 triệu VND/năm cho changes. Infrastructure: 80-120 triệu VND/năm. Total: 510-820 triệu VND/năm | Subscription: Phí thuê bao hàng tháng. Self-service: Tự điều chỉnh và phát triển không phụ thuộc nhà cung cấp. Support: Included trong subscription. No infrastructure cost: SaaS model. Total: Chi phí thấp nhất và dự đoán được |
Ưu điểm vượt trội của Luklak
Chi phí tối ưu: Tiết kiệm 70-80% chi phí so với phát triển riêng và 60-70% so với giải pháp Microsoft. Chi phí triển khai ban đầu chỉ bằng 1/10 so với các phương án khác, thời gian phát triển nhanh gấp 8-10 lần giúp doanh nghiệp có ROI ngay trong tháng đầu sử dụng.
Time to Value cực nhanh: Chỉ 2-3 tuần để có hệ thống hoàn chình hoạt động so với 3-6 tháng của các phương án khác. Doanh nghiệp bắt đầu thấy hiệu quả ngay từ những dự án đầu tiên, không phải chờ đợi nhiều tháng để hệ thống ổn định.
Tự chủ phát triển: Sau khi làm quen với logic Luklak, doanh nghiệp hoàn toàn tự chủ kéo thả tạo thêm chức năng mới, điều chỉnh quy trình theo nhu cầu thực tế mà không cần phụ thuộc vào đối tác bên ngoài. Khả năng này đặc biệt quan trọng trong ngành xây dựng khi quy trình có thể thay đổi theo từng dự án cụ thể.
Hệ thống vận hành hợp nhất: Không chỉ quản lý dự án mà có thể mở rộng làm CRM quản lý nhà thầu, HRM quản lý nhân sự công trường, Tài chính quản lý thanh toán - tất cả trên cùng một hệ thống. Điều này loại bỏ tình trạng phải chuyển đổi qua lại giữa nhiều phần mềm khác nhau.
Live chat tích hợp: Mọi thảo luận về dự án, hạng mục, sự cố đều diễn ra trực tiếp trên đầu việc tương ứng. Không còn tình trạng thông tin bị phân tán trong các nhóm chat riêng lẻ, lịch sử trao đổi luôn được lưu trữ đầy đủ cùng với tiến độ công việc.
Khả năng mở rộng linh hoạt: Khi doanh nghiệp phát triển, có thể dễ dàng thêm các chức năng quản lý kho vật tư, quản lý thiết bị, quản lý an toàn lao động mà không cần thay đổi hệ thống gốc. Tất cả dữ liệu được kết nối liền mạch.
Rủi ro thấp: Không phụ thuộc vào một đội ngũ phát triển cụ thể, không lo lắng về việc nhà cung cấp ngưng hỗ trợ. Doanh nghiệp có thể tự điều chỉnh và phát triển theo nhu cầu, đảm bảo tính liên tục trong vận hành.
Phù hợp với đặc thù ngành xây dựng: Mỗi dự án xây dựng đều có đặc điểm riêng, quy trình có thể cần điều chỉnh theo yêu cầu cụ thể. Luklak cho phép linh hoạt thay đổi mà không cần chi phí phát triển lớn như các giải pháp truyền thống.